Het is zover, in al mijn enthousiasme heb ik me ingelaten met een klant die nu een wanbetaler blijkt te zijn.
Mijn klanten lijken me steeds meer te vinden via mijn website www.virtualassistance.be
Wanneer een vraag naar administratieve support reëel is neem ik, veelal na wat heen-en-weer ge-mail, telefonisch contact op. Samen met de klant maak ik een set-up van de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Ik laat het steeds aan de klant om in te schatten hoeveel uren werk hij/zij denkt hieraan te willen besteden.
Nadat ik het voorstel concreet heb gemaakt krijg ik het akkoord om aan de slag te gaan. Veelal vraag ik géén voorschot op de werkzaamheden. Het is een kwestie van vertrouwen en ik tracht in te schatten en te onderzoeken of ik met een serieuze klant te maken heb. De contacten met mijn toekomstige wanbetaler lopen erg vlot. Hij schakelt me in voor 20u executive support per maand. Hij is steeds bereikbaar, geeft de nodige input en feed-back en is vlot met de tools (zie een eerder artikel dat ik schreef op www.nwib.be) die ik gebruik om virtueel samen te werken.
Tijdens de eerste maand van onze samenwerking zoek ik een pand voor hem, maak ik afspraken met vastgoedkantoren en plan ik alle bezoeken. Hij koopt een pand! Succesverhaal 1!
Ondertussen start ik aan de creatie van een website. Ik verdiep me in zijn technische business. Ik ben er niet helemaal mee vertrouwd maar ik doe de copywriting voor de website en krijg opnieuw positieve feed-back. Succesverhaal 2!
De samenwerking breidt uit: ik plan een volledige business-trip in Amerika en schrijf hier zelfs een draaiboek voor om de trip zo vlot mogelijk te laten verlopen. Een 7-tal vluchten op 5 dagen, met bezoeken aan verschillende technische sites en overnachtingen in verschillende hotels.
We zijn ondertussen een maand verder en mijn eerste factuur gaat eruit.
Dat deze niet onmiddellijk wordt betaald gaat aan me voorbij.
Ik schrijf een aantal hoofdstukken van een technische syllabus. Het is een intensieve bezigheid en ik wil het goed doen. Er komt af en toe een ad hoc-vraag binnen, zoals een vertaling van een 40-tal slides van het Engels naar het Frans. Ik schakel één van de free-lance vertalers in waar ik mee samenwerk. De dag nadat ik deze opdracht heb ontvangen heeft mijn klant de vertaling in zijn bezit. De factuur voor de vertaling heb ik betaald.
We zijn ondertussen 3 maanden, 3 facturen en 60 werkuren verder.
En dan … niets meer.
Alle contact is verbroken, geen mails, geen telefoon. Mijn klant is van de aardbodem verdwenen. Alhoewel, ik zie nog beweging in de dropbox die we samen delen.
Ik tracht hem op alle mogelijke manieren te bereiken, zonder succes. Daar sta ik dan: de Virtual Assistant die in alle vertrouwen werkzaamheden heeft uitgevoerd, met veel enthousiasme en een grote betrokkenheid. Deze Virtual Assistant kwam erg bedrogen uit.
Ik kan hier alleen maar de nodige lessen uit trekken:
LES 1: zorg voor een ondertekend exemplaar van de overeenkomst.
LES 2: vraag steeds een voorschot
LES 3: houd je facturatie en betalingen nauwgezet in de gaten
LES 4: kijk uit met het voorschieten van facturen van onderaannemers
LES 5: zorg dat je alle communicatie bijhoudt, dit komt van pas.
Ik zou nog LES 6 kunnen toevoegen: een face-to-face gesprek hebben vooraleer de opdracht aan te nemen. Dit zou echter voorbijgaan aan de eerste doelstelling van Virtual Assistance: virtueel samenwerken. Hier pas ik dus liever voor.
Ik heb mijn 5 lessen geleerd. Ik hoor graag of jullie me nog extra les kunnen geven om wanbetalers in de toekomst te snel af te zijn !
