Het klinkt héél sexy jezelf Virtual Assistant te noemen maar een groot deel van de werkende bevolking kan er zich weinig bij voorstellen. Ik loop graag samen met je door mijn werkdag van gisteren. Je mag even in mijn professioneel bestaan binnenkijken maar ook privé, want door deze vorm van Het Nieuwe Werken is de scheiding soms wat zoek.
Mijn werkdag begint om 9u met een afspraak met Eandis. Neen, niet zakelijk, ik verbouw mijn woning en de teller van de elektriciteit moet verplaatst worden. Onderweg naar ‘de werf’ doe ik een aantal professionele telefoongesprekken. Zaken die de dag zelf beslist en uitgevoerd moeten worden, worden besproken. Er staat bijvoorbeeld een nieuwsbrief klaar in het kader van een beurs. Ik wil de goedkeuring van de laatste versie zodat deze vandaag de deur uit kan.
Mijn klanten kennen mijn voorkeuren om zo efficiënt mogelijk samen te werken:
1. Telefonisch contact: enkel voor dringende zaken
2. Mail: voor lopende zaken op korte termijn, ik antwoord binnen de 24u
3. Online Mindmaps voor de opvolging op lange termijn van lopende projecten
4. Skype-calls: voor online meetings
In mijn (voorlopige) bouwval wijst de aannemer me op een aantal beslissingen die genomen moeten worden. Waar komt de trap naar de zolder? Hoe wil ik de tussenmuur geplaatst zien etc. Ik skype met mijn parter en met mijn MacBook in de hand leid ik hem virtueel door het huis. Op basis van wat ik ‘live’ zie en hij via skype nemen we een aantal bouwkundige beslissingen. Later op de dag zal ik nog even met hem chatten om de definitieve plaatsing van de elektriciteitskast te bespreken.
Terug naar mijn thuis-kantoor. Ik werk in alle rust aan de implementatie van een boekhoudprogramma bij één van mijn klanten. Bij het importeren van een klantenlijst loop ik vast. Ik contacteer de helpdesk en mijn computer wordt overgenomen met Teamviewer. Samen importeren we de contacten. Probleem opgelost.
Voor de organisatie van onze Open Coffee’s pas ik de nieuwsbrief van Het Nieuwe Werken in België aan. Ik maak hiervoor gebruik van Mailchimp. Ik check of de mailinglist volledig is en doe een aantal posts op de Sociale Media Sites Facebook en Linkedin.
Ik stoot op een leuke video die ik graag met mijn netwerk wil delen. Ik zet de video snel in een Tweet en stuur hem de wereld in.
Ondertussen worden de katten wakker, ze hebben honger en ik geef hen even de nodige aandacht. Ik prop wat was in de wasmachine en laadt even de afwasmachine uit. Ik eet mijn middagmaal op de bank en lees als ontspanning even in mijn eeuwige HUMO.
Terug aan te slag. Een klant vraagt me op zoek te gaan naar een Online-urenregistratie-systeem. Zelf ben ik een fervent gebruiker van Funky-time maar hij geeft de voorkeur aan een engelstalig programma. Hij wil medewerkers kunnen toevoegen, deadlines opnemen en KPI’s ingeven. Via mijn netwerk van Virtual Assistants komt ik terecht bij www.zoho.com. Ik verlies mezelf er helemaal in. Het lijkt alles te hebben om online én op afstand met elkaar te kunnen samenwerken. De uitbreidingen (facturatie, boekhouding, agenda etc.) lijken eindeloos.
Ik stel dit programma voor aan mijn klant nadat ik het zelf onder de loep heb genomen door een gratis account aan te maken. Ik geef hem wat extra adviezen en hij gaat er mee aan de slag.
Tijd om mijn menu’s van de week samen te stellen. Ik maak een lijstje in Evernote en trek er mee naar de winkel. Bij thuiskomst rond ik mijn werkdag af met het schrijven van een kort voorstel voor een brasserie. Ze willen een contactpagina op hun website die de mogelijkheid biedt om online te reserveren. Nadat ik een geschikte plug-in heb gevonden voor hun Joomla! website kan het voorstel de deur uit.
Ondertussen is mijn partner thuisgekomen. We nemen samen een aperitief en bespreken de dag. Morgen volgt er nog zo ééntje, en nog één, en nog één … Ik ben een Virtual Assistant and I like it!
